Với chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ, áp lực tăng trưởng thường đi cùng câu hỏi tuyển thêm người hay yêu cầu đội ngũ làm nhiều hơn. Trong chia sẻ về ứng dụng công nghệ vào kinh doanh, chuyên gia Phạm Văn Thanh, Founder ICONIC PRO, đề xuất bắt đầu bằng việc xem lại cách tổ chức công việc và những thao tác đang tiêu tốn nguồn lực mỗi ngày.
Anh sử dụng hình ảnh người gặt lúa bằng liềm và người vận hành máy gặt để diễn giải sự khác biệt giữa công sức với phương pháp. Cùng một khoảng thời gian, công cụ phù hợp có thể làm thay đổi năng lực thực hiện. Với doanh nghiệp, điều đáng xem xét là nhân viên đang dùng thời gian cho chuyên môn hay cho các bước nhập liệu, chuyển thông tin và nhắc việc lặp lại.
Một đội ngũ nhỏ có thể phải vừa tìm khách, tư vấn, giao việc, chăm sóc và tổng hợp báo cáo. Khi mỗi khâu phụ thuộc vào tin nhắn riêng hoặc trí nhớ, người chủ dễ trở thành đầu mối giải quyết mọi vướng mắc. Tăng số người trong một cách làm còn rời rạc có thể khiến nhu cầu phối hợp tăng theo, trong khi chất lượng vẫn khó kiểm soát.
Theo hướng tiếp cận của Phạm Văn Thanh, công nghệ cần gắn với một vấn đề được xác định rõ. Nếu mục tiêu là giảm bỏ sót khách cần gọi lại, doanh nghiệp phải biết thông tin được ghi ở đâu, ai phụ trách và khi nào công việc được coi là hoàn thành. Công cụ chỉ hỗ trợ tốt khi những câu hỏi vận hành đã có câu trả lời.
Điều này cũng làm thay đổi vai trò người lãnh đạo. Thay vì liên tục nhắc nhân viên nhanh hơn, người quản lý cần tìm những bước có thể chuẩn hóa, giảm nhập trùng và thiết lập điểm kiểm tra. Nhân viên được dành thêm thời gian cho việc phân tích, tư vấn và giải quyết các tình huống mà khách thực sự cần con người.
Tư duy X10–X50 trong tài liệu được anh đặt ở phạm vi hiệu suất của thao tác cụ thể. Một bước làm nhanh hơn không tự động khiến doanh thu hay lợi nhuận tăng tương ứng. Chất lượng đầu ra, chi phí duy trì và thời gian kiểm tra vẫn phải được tính đến khi đánh giá hiệu quả.
Với ICONIC PRO, Phạm Văn Thanh diễn đạt định hướng bằng nguyên tắc con người dẫn dắt, quy trình bảo vệ và công nghệ tăng hiệu suất. Với chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ, điểm bắt đầu có thể rất cụ thể: chọn một công việc lặp lại, làm rõ cách thực hiện rồi thử công cụ trên phạm vi đủ nhỏ để theo dõi và điều chỉnh.
Phương An
