Mua một công cụ mới có thể tạo cảm giác doanh nghiệp đã bắt đầu chuyển đổi công nghệ. Nhưng trong góc nhìn của chuyên gia Phạm Văn Thanh, hiệu quả cần được kiểm tra ở cách công việc thực sự vận hành. Nếu đầu vào thiếu nhất quán và trách nhiệm còn mơ hồ, phần mềm có thể khiến sai sót được lặp lại nhanh hơn.
Founder ICONIC PRO đặt tư duy hệ thống trước kỳ vọng về AI và tự động hóa. Người lãnh đạo cần nhận diện công việc đang lặp lại, bước nào phụ thuộc trí nhớ và thông tin nào thường bị thất lạc. Đó là cơ sở lựa chọn phần việc cần cải thiện, thay vì triển khai công cụ chỉ vì thấy đơn vị khác đang sử dụng.
Chẳng hạn, để thiết lập nhắc lịch chăm sóc, doanh nghiệp cần biết ngày nào được dùng làm mốc, loại khách nào nhận nhắc và ai xử lý khi khách phản hồi. Nếu các điều kiện này chưa rõ, một chuỗi tự động có thể gửi thông tin không phù hợp hoặc tạo nhiệm vụ mà không ai nhận trách nhiệm thực hiện.
Theo hướng tiếp cận được anh chia sẻ, chuẩn hóa không nhất thiết là xây bộ tài liệu đồ sộ. Với một quy trình nhỏ, cần làm rõ đầu vào, kết quả mong muốn, người phụ trách và tình huống chuyển cấp. Cách mô tả đủ cụ thể giúp nhân viên cùng hiểu một công việc trước khi giao một phần cho hệ thống hỗ trợ.
Người quản lý cũng cần xem các bước có thật sự cần thiết hay chỉ đang được giữ vì thói quen. Tự động hóa việc sao chép thông tin giữa nhiều bảng có thể tiết kiệm thời gian, nhưng nếu có thể loại bỏ việc nhập trùng ngay từ đầu thì cấu trúc làm việc sẽ đơn giản hơn. Công nghệ nên hỗ trợ một phương pháp đã được xem xét.
Sau khi thử công cụ, kết quả cần được đối chiếu với thời gian kiểm tra và sửa lỗi. Một quy trình chạy nhanh nhưng khiến khách phải giải thích lại hoặc nhân viên mất nhiều công đối soát chưa chắc đã tạo giá trị. Phản hồi từ người trực tiếp làm việc là cơ sở để điều chỉnh điều kiện và cách phân công.
Với chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ, thông điệp của Phạm Văn Thanh đưa việc ứng dụng công nghệ trở về một bước thực tế: hiểu công việc trước khi mua thêm công cụ. Khi quy trình rõ, doanh nghiệp có cơ sở yêu cầu đúng tính năng, đào tạo nhân sự và theo dõi hiệu quả mà mình muốn đạt được.
Phương An
